Las obligaciones laborales que toda empresa debe tener al día.

Como asesoría laboral especializada, desde Asesoría Giménez Cortés queremos ayudarte a tener claro qué obligaciones laborales debe cumplir tu empresa para evitar sanciones y proteger tanto tu negocio como a tus trabajadores.

A continuación, te ofrecemos una guía completa y actualizada para 2025. Nuestra experiencia nos dice que las empresas con más riesgo de incumplimiento son:

• Empresas con 1 o 2 trabajadores.  La lógica puede hacer pensar que estas medidas o procedimientos no son obligatorios, pero es un error.  Sí lo son.
• Empresas en el umbral de los 50 trabajadores.  Hay que tener claro que, en cuanto se cruza las obligaciones laborales aumentan significativamente.

Para este artículo, vamos a centrarnos en empresas pequeñas, de menos de 50 trabajadores, ya que es donde existe mayor desconocimiento, aunque al final relacionaremos también para empresas grandes de forma escueta.

 

1. Contratos, nóminas, seguros sociales y retenciones

Son las gestiones básicas que probablemente ya tienes al día, pero nunca está de más recordarlas:

• Altas, bajas y modificaciones en la Seguridad Social.
• Comunicación y registro de contratos ante el SEPE.
• Elaboración y entrega mensual de nóminas.
• Liquidaciones de seguros sociales y retenciones fiscales (modelo 111 y resúmenes anuales).

 

2. Calendario laboral

Debe elaborarse anualmente y publicarse en un lugar visible en el centro de trabajo.

 

3. Registro Diario de Jornada

El registro diario de jornada es obligatorio en España desde el Real Decreto-ley 8/2019. Afecta a todas las empresas, sin excepción, y tiene tres objetivos principales:

• Controlar la duración de la jornada y evitar fraudes laborales por horas extra no declaradas.
• Garantizar el derecho de los trabajadores a conocer sus horarios y el cómputo exacto de sus horas.
• Facilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo.

Las empresas deben registrar diariamente:

• Hora exacta de inicio y fin de la jornada.
• Diferenciar entre horas ordinarias y extraordinarias.
• Guardar esos registros durante 4 años y tenerlos disponibles para Inspección de Trabajo, sindicatos y trabajadores.

El incumplimiento puede suponer sanciones desde 751 € hasta 7.500 €, según la gravedad.

Se espera que en los próximos meses el registro diario de jornada pase a ser, en la práctica, obligatoriamente digital.  El motivo es doble:

• Mayor control y trazabilidad: la Inspección de Trabajo está endureciendo las sanciones y exige sistemas donde no se pueda manipular el fichaje (sin hojas Excel ni papeles rellenados a mano).
• Conexión directa o trazabilidad con plataformas oficiales: en los próximos años podría implantarse un sistema automatizado de comunicación con Inspección (similar a las notificaciones electrónicas de la Seguridad Social).

Además, la Ley de la Función Pública y el Estatuto del Trabajo del Futuro, en discusión en la UE y España, están perfilando:

• La integración de la jornada laboral con sistemas biométricos o aplicaciones móviles con geolocalización.
• La obligación de reflejar también pausas y teletrabajo de forma diferenciada.
• Integración con sistemas de nómina y RRHH para automatizar la contabilización de horas extras y pausas.
• Firma electrónica y almacenamiento automático en la nube.

 

 

4. Registro Retributivo

Es un documento obligatorio para todas las empresas en España, independientemente de su tamaño o número de trabajadores, incluso si solo tienen un empleado.  Es una tabla o documento que recoge los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de toda la plantilla, desglosados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías o puestos de trabajo iguales o de igual valor.  Debe contener tanto valores efectivos como normalizados.  Este documento permite detectar posibles diferencias salariales entre hombres y mujeres y facilita la toma de medidas correctoras.

Debe incluir:

• Salario base.
• Complementos salariales (plus de antigüedad, plus de peligrosidad, etc.).
• Percepciones extrasalariales (dietas, plus de transporte, etc.).

Todas estas cifras deben expresarse tanto en valores absolutos como normalizados (ajustados a jornadas completas).

 

Es posible que hayamos recibido un documento Excel de la Asesoría laboral con varias hojas, ¿Qué debemos hacer con él?

 

Revisar el documento:

• Comprobar que todas las categorías profesionales, niveles y puestos están reflejados correctamente.
• Asegurarte de que las retribuciones medias son coherentes y los datos están actualizados.

Analizar los resultados:

• Detectar si existen diferencias salariales significativas (especialmente si superan el 25%).
• Si el análisis muestra una diferencia salarial igual o superior al 25% entre mujeres y hombres, la empresa debe realizar un análisis interno para justificar que esa diferencia responde a causas objetivas y lícitas ajenas al sexo (como experiencia, formación, antigüedad, responsabilidad del puesto, etc.) y reflejarlo por escrito en un anexo.

Guardar y conservar:

• El registro debe conservarse durante al menos 4 años y estar a disposición de la Inspección de Trabajo si lo solicita.

Informar a la representación legal de los trabajadores (si la hubiera):

• Si existe comité de empresa o delegados sindicales, es obligatorio facilitarles el contenido completo.

Comunicar a la plantilla:

• Los trabajadores podrán acceder al registro, aunque solo tendrán derecho a conocer las diferencias porcentuales, no los salarios concretos individuales.

Si no lo tenemos, ¿Cómo podemos prepararlo?

El Ministerio de Igualdad y el Ministerio de Trabajo han creado una herramienta gratuita y oficial en Excel para realizar este registro de forma sencilla y automática.

 

5. Plan de Prevención de Riesgos Laborales (PRL)

Todas las empresas deben tener un Plan de Prevención actualizado y adaptado a su estructura. Este documento es clave para proteger la salud y la integridad física de las personas trabajadoras y evitar responsabilidades legales. Debe incluir:

• Evaluación de riesgos de cada puesto de trabajo, con identificación de peligros y medidas preventivas.
• Planificación preventiva con objetivos, recursos y plazos.
• Formación obligatoria para todos los trabajadores según su puesto y nivel de riesgo.
• Entrega de información clara y por escrito a los trabajadores sobre riesgos y medidas preventivas.
• Programación de reconocimientos médicos periódicos, voluntarios salvo en los casos de obligatoriedad.
• Relación continua con una empresa de prevención homologada, que realizará visitas periódicas, auditorías y actualizaciones.
• Registro y comunicación de accidentes laborales y enfermedades profesionales.
• Designación de recursos preventivos cuando sea necesario.

Revisa tu PRL cada año, tras accidentes, o cuando haya cambios en procesos, organización o instalaciones. No tenerlo actualizado supone sanciones graves y riesgos legales para la empresa.

 

6. Medidas de Protección de Datos

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, o de que tengan o no empleados, deben cumplir con la normativa de protección de datos personales, ya que manejan información sensible de sus empleados, clientes y proveedores. Esto puede incluir:

• Información identificativa (nombre, DNI, dirección, correo electrónico).
• Datos bancarios.
• Datos de salud en algunos casos (bajas médicas, reconocimientos médicos obligatorios, etc.).

Obligaciones clave:

• Elaborar un registro de actividades de tratamiento.
• Informar a empleados y clientes sobre el uso de sus datos mediante cláusulas informativas.
• Contar con contratos de confidencialidad con empleados y cláusulas de tratamiento de datos con proveedores.
• Adoptar medidas de seguridad técnicas (antivirus, copias de seguridad, contraseñas seguras) y organizativas (formación a los trabajadores, procedimientos internos).
• Disponer de un protocolo para comunicar violaciones de seguridad (brechas de datos) a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

El tipo de medidas que deben cumplirse, dependen sobre todo de la calidad de los datos que se manejan, y de la sensibilidad de los mismos.  En el caso de que no sean datos de riesgo, existe una Herramienta oficial gratuita  para micropymes y autónomos que genera la documentación básica si el riesgo es bajo.

Si la empresa trata datos sensibles (como historiales médicos, información biométrica, o perfiles de comportamiento) o gestiona bases de datos importantes, debe trabajar con un consultor o empresa especializada.

 

7. Protocolo de acoso sexual y por razón de sexo

Desde marzo de 2022, todas las empresas, incluso las que solo tienen un trabajador, deben disponer de un Protocolo para la prevención y actuación frente al acoso sexual y por razón de sexo.  Este documento debe:

• Definir qué se considera acoso sexual y acoso por razón de sexo.
• Recoger las vías para denunciar internamente este tipo de conductas.
• Incluir medidas preventivas y acciones de sensibilización.
• Garantizar la confidencialidad y protección de la persona denunciante.

¿Qué hacer después de tenerlo?

• Informar a todos los empleados sobre su existencia.
• Firmar un acuse de recibo por parte de los trabajadores.
• Revisarlo y actualizarlo si hay cambios en la estructura de la empresa.

Modelo oficial y herramienta práctica:

• El Instituto de la Mujer pone a disposición una guía y modelos de referencia para elaborarlo:

Desde la asesoría, podemos ayudarte a elaborar el protocolo adaptado a tu empresa,

 

8. Protocolo de desconexión digital

Es el documento donde la empresa define cómo va a garantizar que los trabajadores respeten su tiempo de descanso y no se vean obligados a responder llamadas, correos o mensajes fuera de su horario laboral.  Es obligatorio, desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, todas las empresas deben contar con este protocolo, y debe incluir:

• La definición del derecho a la desconexión digital.
• Las medidas para evitar la fatiga digital (como no programar reuniones o enviar correos fuera de horario).
• Acciones formativas y de sensibilización.
• Cómo se gestionarán las urgencias (si procede).

Modelo orientativo:

• El BOE ofrece una guía y modelo de protocolo de desconexión digital:

¿Qué hacer una vez lo tengas?

• Comunicarlo a toda la plantilla y recoger acuse de recibo.
• Publicarlo en un lugar accesible (intranet, tablón de anuncios).
• Revisarlo periódicamente para adaptarlo a nuevas formas de trabajo, como el teletrabajo.

 

Hasta aquí, hemos intentado explicar de forma clara las obligaciones y cómo podemos cumplirlas en empresas de menos de 50 trabajadores.  Vuelvo a insistir que, aunque sólo tengas un trabajador, y la lógica te pueda decir que alguna de estas Medidas o Protocolos no son necesarios, siguen siendo obligatorios.

 

• Empresas con más de 50 trabajadores:

Obligaciones específicas para empresas con más de 50 empleados

1. Plan de Igualdad

• Obligatorio para empresas de 50 o más trabajadores.
• Debe registrarse en REGCON.
• Elaboración mediante negociación con la representación legal de los trabajadores.
• Revisión periódica cada 4 años o antes si hay cambios significativos.

2. Canal de denuncias interno

• Obligatorio desde el 1 de diciembre de 2023 para empresas de más de 50 empleados (Ley 2/2023).
• Sistema confidencial que permita comunicar irregularidades o incumplimientos normativos.

3. Registro retributivo

• Todas las empresas deben tenerlo, pero en empresas de más de 50 empleados se debe complementar con una auditoría retributiva vinculada al plan de igualdad.
• Comparativa de sueldos por categoría y sexo.

4. Auditoría retributiva

• Obligatoria junto al plan de igualdad.
• Análisis para detectar brechas salariales y establecer medidas correctoras.

5. Registro diario de jornada

• Registro obligatorio para todos los trabajadores.
• Guardar durante 4 años.
• En empresas grandes, se recomienda control digital y accesible a la Inspección de Trabajo.

6. Formación obligatoria en prevención de riesgos laborales

• Formación inicial y continua.
• Debe estar documentada y acreditada.

7. Evaluación de riesgos y plan de prevención

• Actualizado y adaptado al tamaño y características de la empresa.
• Revisión periódica.

8. Obligación de contratar personas con discapacidad

• Si la empresa tiene más de 50 empleados, debe tener al menos el 2% de la plantilla con discapacidad reconocida.
• Excepciones mediante declaración de excepcionalidad y medidas alternativas.

9. Comité de empresa

• En empresas con más de 50 empleados, puede haber comité de empresa (ya no solo delegados de personal).

10. Comunicación telemática a la Seguridad Social y SEPE

• Altas, bajas, variaciones y contratos a través de Sistema RED y Contrat@.

11. Calendario laboral

• Debe estar expuesto en un lugar visible.
• Adaptado a la empresa y autorizado por la autoridad laboral.

12. Política de desconexión digital

• Obligatoria para empresas de más de 50 trabajadores (Ley Orgánica 3/2018).
• Documento formal y registro interno.

13. Planes de formación continua

• Si es beneficiaria de bonificaciones o formaciones con Fundae, seguimiento y cumplimiento estricto de requisitos.

14. Protocolo de acoso laboral y sexual

• Documento obligatorio con canal de actuación y medidas preventivas.

15. Libro de visitas electrónico

• La Inspección de Trabajo puede solicitarlo digitalmente, pero debe mantenerse actualizado.

 

 

Conclusión

Cumplir con todas estas obligaciones laborales no solo evita sanciones, sino que contribuye a un entorno laboral sano, transparente y seguro. La correcta implantación y actualización de estas medidas fomenta la igualdad, mejora el clima laboral, protege los derechos de las personas trabajadoras y refuerza la responsabilidad social de la empresa.  Si tienes dudas sobre cómo implantar estas medidas en tu empresas, contáctanos y te ayudaremos.

 

Pilar Comech

Asesora Laboral