Se están produciendo cambios importantes en la legislación con referencia a digitalización con la emisión de facturas electrónicas, nuevos requisitos legales, orientados principalmente a un mayor control e integridad en los datos de ventas.
En este ámbito, el 28 de octubre se ha publicado la Orden ministerial HAC/1177/2024, de 17 de octubre, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido de los sistemas de facturación electrónica. Esta Orden era la pieza que faltaba para conocer los requisitos técnicos de los sistemas y programas en los procesos de emisión de facturas.
Desde este artículo, voy a tratar de responderte con claridad a las preguntas más frecuentes sobre este tema.
1- ¿Qué cambios tiene la normativa?
Para empresarios y profesionales en España, se avecinan dos importantes cambios en el ámbito de la facturación y la gestión de ingresos: la adaptación obligatoria del software de facturación y la expansión de la factura electrónica entre empresas y autónomos. Estas reformas buscan garantizar la transparencia, la integridad de los datos y la trazabilidad en los procesos de facturación.
2- ¿A quién afecta esta normativa?
A cualquier persona con actividad económica y que emita facturas en España, empresas, autónomos, entidades en atribución de rentas, no residentes con establecimiento permanente.
3- ¿Cuándo entra en vigor?
En principio, el plazo para que los proveedores y empresas adapten sus sistemas finaliza en julio de 2025.
4- ¿Puedo usar mis herramientas actuales de facturación?
Depende!!
Si estás utilizando un software de facturación lo normal es que actualicen la herramienta a la factura electrónica, asegúrate que cumple con los nuevos requisitos de integridad, trazabilidad y ser capaz de generar una huella electrónica (hash) para cada registro. Lo mejor es ponerse en contacto con el proveedor, que debe emitir una declaración responsable que confirme que el software cumple con los requisitos legales.
Muchas pequeñas empresas y autónomos en España utilizan todavía métodos manuales o básicos para su facturación, como el uso de Excel, Word, o incluso cajas registradoras tradicionales que no tienen capacidad de generar facturas electrónicas ni de conectarse a sistemas en línea. Estos métodos no están preparados para cumplir con las nuevas obligaciones fiscales.
5- ¿Qué es el Sistema Veri-Factu?
Es el sistema impulsado por la Agencia Tributaria para el control y la estandarización de los procesos de facturación en España. Este sistema permite que los registros de facturación se envíen de forma voluntaria a la AEAT, lo que añade una capa extra de trazabilidad y facilita la supervisión fiscal.
En principio, acogerse a este sistema, demostrará una mayor voluntad de transparencia, un mayor prestigio, fiabilidad y generación de confianza tanto a AEAT, cómo a los clientes, además se supone que dará acceso a ayudas y servicios fiscales adicionales.
6- ¿Cómo serán las facturas emitidas?
En principio deberá incluir un código «QR» con una URL con la información de la factura, y en caso de facturas expedidas por Sistemas Veri-Factu, deberá llevar alguna frase del tipo «Factura verificable en la Sede Electrónica de la AEAT»
7- Soy un empresario pequeño ¿Es necesario que adquiera un software de facturación?
Para pequeñas empresas o autónomos con poca emisión de facturas, existirá una herramienta en Agencia Tributaria que permitirá directamente la realización y comunicación de facturas.
8- ¿Y si no cumplo?
Las multas por no tener un programa de facturación electrónica certificado por Hacienda se pueden elevar hasta los 50.000 euros.
9- Tengo que adquirir el software ¿Alguna ayuda?
Para muchas empresas, especialmente las más pequeñas, esto representa un reto económico y logístico. Adaptarse a estas nuevas regulaciones puede implicar la necesidad de adquirir software homologado o reemplazar cajas registradoras con modelos que permitan una conexión directa para el reporte de facturación.
El KIT digital está diseñado para ayudar a pequeñas empresas y autónomos en este proceso de transformación digita. Este programa subvenciona hasta cierto porcentaje de los gastos relacionados con la implementación de software homologado, lo cual puede incluir el coste de un software de facturación compatible o la sustitución de equipos antiguos. Por el momento, el plazo para solicitar el kit digital es hasta el 31 de diciembre de 2024. ¡¡No lo dejes perder!!
Si tienes dudas de cómo los cambios en esta normativa pueden afectar a tu negocio o necesitas asesoramiento personalizado, no dudes en contactarnos. Estamos aquí para ayudarte y optimizar la gestión de tu negocio.
Pilar Comech
Asesora Fiscal